Die Menschen
hinter office.one.

„Vor einigen Jahren meldete sich ein Unternehmen auf Empfehlung bei uns: Auf einem Rechner war gerade ein Verschlüsselungstrojaner aktiv. Die erste Anweisung war klar: sofort ausschalten. Als wir etwa eine Stunde später vor Ort waren, lief der Rechner noch. Auch die einzige angeschlossene Sicherungsplatte wurde verschlüsselt.

Das Unternehmen verlor praktisch alle Daten und war wenige Monate später insolvent. Diese Erfahrung hat unsere Arbeit geprägt: Backups müssen vom betroffenen System getrennt und auch außerhalb des Standorts verfügbar sein. Entscheidend ist, dass sich die Daten im Ernstfall wiederherstellen lassen.“

„Ein Satz aus unserem Technikerteam ist hängen geblieben: Wie selten man bei der Übernahme einer Umgebung einen wirklich vollständig und sauber eingerichteten Exchange-Server vorfindet. Dass E-Mails ankommen, sagt eben noch wenig darüber aus, wie gut ein System gepflegt ist. Deshalb schauen wir bei bestehenden Umgebungen genauer hin: auf die Konfiguration, die Wartung und die Datensicherung. Die Technik hat sich seitdem verändert. Der Grundgedanke ist geblieben: Ein System sollte auch dann verlässlich sein, wenn es einmal nicht nach Plan läuft.“

„Solange alles funktioniert, bleibt IT im Alltag oft unsichtbar. Über notwendige Pflege und Investitionen wird dann erst gesprochen, wenn etwas ausfällt. Dabei hängt inzwischen ein großer Teil der täglichen Arbeit davon ab.

Für uns ist IT deshalb einer der wichtigsten Mitarbeiter im Unternehmen. Sie braucht Aufmerksamkeit und regelmäßige Pflege. Und manchmal hilft ein Blick von außen, um Gewohnheiten zu hinterfragen und Verbesserungen zu erkennen.

Dabei haben wir gelernt: Ob Praxis, Kanzlei oder Handwerksbetrieb – gute Betreuung beginnt damit, die täglichen Arbeitsabläufe zu verstehen. Deshalb betrachten wir Fachanwendungen immer zusammen mit der Infrastruktur und stimmen uns mit den jeweiligen Softwareanbietern ab.“

„Früher konnte jeder Anruf direkt im Team landen. Das Telefon klingelte so häufig, dass kaum zehn Minuten für eine konzentrierte Aufgabe blieben. Wir haben deshalb unsere Anfrageannahme verändert: Wer anruft, schildert sein Anliegen als Sprachnachricht. Daraus entsteht ein Text und bei normalen Anfragen ein Ticket.

Als Notfall gemeldete Anliegen werden direkt im gesamten Team verteilt. So können wir gemeinsam einschätzen, was zu tun ist und wer helfen kann. Die Umstellung hat laut unserer Erfahrung gerade bei dringenden Fällen die Supportqualität verbessert – und schafft zugleich Raum, Aufgaben sorgfältig zu Ende zu bringen.“

„Ein Unternehmen mit zehn Arbeitsplätzen zahlte rund 350 Euro im Monat für seine Cloud-Telefonanlage. Trotzdem fehlten Apps, die Anbindung an den Arbeitsplatz und eine vernünftige Lösung fürs Homeoffice. Selbst das Durchstellen funktionierte nicht sauber.

Mit Xelion und der Kombination zweier Tarife konnten wir in diesem Projekt die laufenden Kosten um rund 60 Prozent senken. Gleichzeitig kamen Smartphone- und Desktop-App, die Wahl zwischen App und Tischtelefon sowie Sprachnachrichten mit Texttranskript hinzu. Für uns zählt bei Telefonie, was im Arbeitsalltag tatsächlich gebraucht wird.“